こんにちは。今回の納涼会で幹事を務めました、保健事業部・産保チームの前田です。
今年の納涼会は東京・九州あわせて約170名以上が参加し、昨年に続きリアルでの大規模開催となりました。準備の裏話や当日の空気感を交えつつ、幹事の視点での納涼会の様子を少しご紹介します！

初めに自己紹介をいたします。
私は産業保健師として普段担当する企業で従業員の健康管理に関する様々な業務を行っています。
前職は急性期病院で10年以上看護師をしていましたが、2023年にメディヴァに入社してからは
保健師としていろいろなことにチャレンジしています。
今回はご縁あって納涼会の幹事を務めることになり、新たな学びや発見の多い経験となりました。

実はひと悶着…「料理プランどうする？」問題

幹事としての仕事は、会場の選定・決定、テーマ決め、料理やドリンクプランの決定、当日の企画や進行など多岐にわたります。この中でも、今回頭を悩ませたのが「料理プラン」と「企画」でした。

特に幹事泣かせだったのは、料理プランの決定。
最初は少し豪華めの「スタンダードプラン」を全員分で検討していました。
ところが役員のひと言

――「そんなに料理、食べてないよね？余ってるし、もったいないんじゃない？」

確かに、飲む人が多い納涼会では料理が余りがちです。
でも、お酒を飲まない方や、仕事終わりでお腹ペコペコの方もいる…。
そこで幹事チームは何度も会場と打合せを重ね、
スタンダードをベースに一部を軽めに変更する“ハイブリッドプラン”を実現！
さらに料理内容の差し替えやボリューム調整まで細かくカスタマイズしました。

もう一つの山場…企画づくり

もうひとつ頭を悩ませたのが、会場を盛り上げる企画。
「全員が参加できて、かつ部署を越えて会話が生まれるもの」にしたいと考えていたところ、
研修チームの幹事から提案があったのが「おじくじ」でした。　
詳しくはこちら☞おじくじ

おじくじとは、見た目はおみくじそのものですが、その内容は神様からのお告げではなく、
引いた人の価値観や考えについて思いを巡らせるような質問が書かれています。
納涼会ではもっと深く、広く、共に働くメンバーのことを知るきっかけにするため、
自分で引いたおじくじを名札に貼り付けて会話の種にするというアレンジを加えました。

さらに、「あたり」を引いた人には会場全体に向けたミニインタビューを実施。
質問の答えを紙に書いて貼り出すコーナーも設けるなど、いろいろな角度からおじくじを活用しました。
準備では道具の手配やルール説明用スライド作成など細かな作業が続きましたが、
当日はあちこちで笑顔と歓声が飛び交い、苦労が報われました。

迎えた当日…笑顔と再会があふれる会に

当日は、各部門・拠点から多くのメンバーが参加し、久しぶりの再会や初めましての挨拶があちこちで交わされました。部署を超えた会話が自然と生まれ、会場は笑い声と賑わいに包まれました。

今年の納涼会のテーマは――

「メディヴァの納涼“ご縁めぐり”会」
～話せば縁、広く深く、仲間を知る夏の宴～

幹事側の仕掛けとしては
2時間半という少し長めの時間を確保し、広い会場で自由に動き回りながら、たくさんの人と交流できる場に。さらに「おじくじ」を活用して会話のきっかけを作り、お互いをより深く知る機会を増やしました。

このテーマは代表の大石が年始の挨拶で社員に向けて話していた今年度の取り組みを意識し、
納涼会を、様々なご縁をつなぎ未来につなげるきっかけにしたいと考えて準備しました。

当日の様子は写真とともにどうぞ！　　Photo　by正者さん（いつもありがとうございます！）

最後に…裏ミッションと来年へのバトン

納涼会は“楽しい飲み会”に見えますが、裏では常にバランス調整との戦いでした。

・どうすれば参加者みんなが心地よく過ごせるか
・メンバー同士の交流を深めるには？
・予算配分はどこに重点を置くべきか

終わってみれば、
「久々に色んな人と話せた」「楽しかった」「料理おいしかったね」
という声が何よりのご褒美でした。

来年への課題は九州会場とのオンライン接続。
東京会場からの音声が聞こえにくい場面があったので、
次の幹事さんには改善策とともにバトンを渡したいと思います。
（来年の幹事さん、よろしくお願いします！）