みなさん、こんにちは！今年の全社研修・納涼会の幹事チームです。
今年もメディヴァ恒例の全社研修・納涼会が開催され、納涼会には東京・九州を合わせて175名のメンバーが参加しました。
普段は異なる部門や拠点で働いているメンバーが一堂に会する、年に2回の貴重な機会です。今回は、会場選定や企画づくりの舞台裏を交えながら、当日の様子をご紹介します。

会話のきっかけをつくる「ひらめき・つながり会」

今年の納涼会では、「メディヴァの納涼ひらめき・つながり会」をコンセプトに掲げました。メディヴァの規模が拡大し、メンバーが増えていく中で、同じ会社で働いていても、他部門のメンバーの顔や仕事、仕事に対する想いを知る機会は限られています。
また、納涼会のような交流の場でも、気がつくと普段からよく話すメンバーや同じ部門のメンバー同士で集まりがちです。

新しく入社したメンバーや、日頃の業務で他部門との接点が少ないメンバーにとっては、知らない人へ声をかけること自体が少し高いハードルになります。
そこで今年は、単に楽しい時間を過ごすだけではなく、他部門のメンバーと話すきっかけとなる共通の話題をつくり、新しい交流が自然に生まれる場にしたいと考えました。

会場探しから始まった幹事の仕事

幹事の仕事は、会場の選定、企画の検討、役員会への提案、当日の進行や受付準備など多岐にわたります。
なかでも序盤の大きな仕事は会場選びでした。まず渋谷周辺の12店舗を候補として挙げ、収容人数などの条件から5店舗に絞り込み、実際に現地を見学しました。
さらに会場の広さ、スクリーンの見やすさ、ワンフロアで完結するか、会場内を移動しやすいかといった視点から比較を重ねました。

最終的に選んだ会場は「Café Legato」です。
会場全体が見渡しやすく、大きなスクリーンがあり、参加者が自由に移動しながら交流できることが決め手となりました。

↑当日の会場の様子↑

会場を探す際には、料理や費用だけでなく、この場所で本当に他部門との交流が生まれるかという企画面から考える必要があります。普段の業務とは異なる仕事でしたが、目的から条件を整理し、候補を比較していく過程には、普段の業務と共通する部分も多くありました。

クイズ企画からミッションカードゲームへ

企画についても、最初から現在の形が決まっていたわけではありません。
当初は、他部門混合のチームをつくり、会社やメンバーに関するクイズに答えてもらう企画を検討していました。
しかし役員会で提案した際に、次のような意見も寄せられました。

「参加者が企画に集中しすぎると、せっかくの歓談の時間が少なくなるのではないか」
「参加する人としない人が分かれてしまうのではないか」

納涼会で一番大切なのは、久しぶりに会うメンバーや、普段関わりの少ないメンバーとの会話です。企画そのものが目的になってしまっては、本来つくりたかった交流の時間を妨げてしまいます。
そこで幹事チームで改めて検討し、クイズ形式から、歓談をしながら参加できるミッションカードゲームへ企画を変更しました。

ミッションをきっかけに、知らない人へ声をかける

受付では、参加者一人ひとりにミッションカードを配布しました。

カードには、以下のミッションが書かれています。
「無人島賞を受賞したことのある人を集める」
「メンバーの在籍年数の合計を一定以上にする」
「同じ入社月の人を集める」

参加者は条件に当てはまる人を会場内で探し、協力してミッションの達成を目指します。
名札にはミッションに関するヒントを書いてもらい、カードも種類ごとに色分けしました。初対面の人に突然話しかけるのは難しくても、名札やカードという手がかりがあれば、「同じ色ですね」「入社は何月ですか」と自然に会話を始めることができます。

また、企画にかかりきりにならないよう、達成者への景品は先着順ではなく抽選形式としました。早さを競うのではなく、歓談を楽しみながら、自分のペースで参加してもらうための工夫です。

～４つのミッション～
①　無人島賞を受賞したことのある人を3人集める
②　全員の在籍年数を足すと、計7年以上になるように3人集まる
③　同じ入社月を3人集める　※東京限定
④　直近3年で納涼会参加していなかった人を3人集める　※東京限定

会場で生まれた新しいつながり

企画が始まると、カードを手に会場内を移動し、さまざまなメンバーへ声をかける様子が見られました。
「この条件に当てはまる人を知りませんか？」
「あの人に聞いてみるとよいかもしれません！」
と情報交換が始まり、そこから別のメンバーを紹介してもらう場面もありました。
ミッション達成の報告を待つ間や、達成後にそのまま歓談が続く場面も多く、企画と交流を切り離さずにつなげることができたように思います。

終了後のアンケートでは、回答者の83.3％が、企画について「他部門のメンバーと話すきっかけとして有効だった」と回答しました。また、運営のスムーズさについても98.9％の方から肯定的な回答をいただきました。

当日の納涼会を楽しむ姿やアンケート結果をみて、「頑張って良かった」と感じることができました。
幹事チームの皆さん、改めてお疲れ様でした！