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2025/01/31/金

イベント

2024年メディヴァ忘年会-忘年会幹事の振り返り

こんにちは。2024年度のメディヴァ忘年会幹事チームの鈴木です。
メディヴァでは2024年12月13日(金)に忘年会が開催されました。 
今回は、忘年会幹事を担当した私達から企画するにあたっての想いや裏話、当日の雰囲気についてお話したいと思います。 

■幹事チームの発足
まず幹事チームの編成は、2023年入職の社員から9名、メンターとして先輩社員2名の合計11名。指名を受け、2024年7月に結成されました。
同じ会社の一員ではあるものの、普段は他部署で関わりが少なかったり、担当案件が違っていたりとほぼ初対面と言っても良いような関係性からのスタートでした。

各々の通常業務に加えて週1回の企画ミーティングを行い、忘年会のテーマや会場・企画内容等を決めました。話し合いが進んで行くにつれメンターを除いた9人で担当業務を【統括】・【会計】・【企画】・【会場】・【社内連絡】の5つに振り分け、各担当業務に主体性を持って取り組みつつ、みんなで意見を出し合って進めていきました。 

■コンセプト決定  
ここ1年で、メディヴァに起こったことや忘年会でやりたいこと、世の中の流行等をできる限り忘年会に反映できるように話し合いを進めた結果、
「medivaのワクワク作戦会議~仲間とつながり、未来につなげる~」
というコンセプトに決定しました。このコンセプトには2つの想いが込められています。

1.【距離を縮められる場を提供したい!】
コロナが終息し、メディヴァでも徐々に出社の機会やリアルでの交流が増えてきました。
他部署の方を見かける事も多くなり、気にはなるけど話したことがない、話しかけづらい、相手もどうしたらいいか…(忘年会幹事の9人も最初はそんな雰囲気でした…)
機会が増えたことで、距離感を感じることも増えてきましたので、これまでよりも交流・繋がりを増やし、他部署との距離を縮められる場を提供したいと考えました。

2.【その場の楽しみだけでなく、未来に繋がる交流の場にしたい!】
メディヴァでは初めてのことに取り組んだり、0から何かを創り上げることを「無人島に街を作る」と表現しています。
無人島にいる仲間と未来にむけてワクワクする作戦会議をしながら、新しい街を作っていく。そのためにも、忘年会では年齢・性別・社歴・部署を問わず交流をし、メディヴァという会社が一丸となって、未来に繋がっていける忘年会にしたいという想いをコンセプトに組み込みました。

毎週の定例ミーティングの甲斐あって、順調にコンセプト等の詳細が決まっていき、9月3日には全社員に周知することができました。

■会場選び 
今回は【XEX TOKYO】で開催しました。
メディヴァは創設以降、従業員数が右肩上がりで現在は300人近い社員数になります。
会場選びは、キャパシティーの問題をクリアするだけでも一苦労ではありますが、「2024年度の忘年会では企画内容や会場選びはこれまで以上に参加者の満足度に繋がるものにしてほしい」という役員からの要望もありました。

『まず≪満足度≫とは何か?』
幹事での話し合いの結果、「駅近」「料理が美味しい」の2つが参加者の満足度に繋がると定義しました。くわえて役員からの提案もあり、過去の忘年会についてのアンケートも参考に≪満足度≫について精査をしました。
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【過去のアンケート結果(満足度について)※抜粋】
1.他部署、他職種とのコミュニケーション…78%
2.立地(駅近であること)…67%
3.料理のおいしさ…56%
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その結果、今回の会場は「駅近」・「料理」の要素を両立しつつ、過去のアンケートをふまえ、立食によるコミュニケーションや企画がもっとも実施しやすい間取りの会場を見つけることができました。 
しかし問題もあり、会場費が他候補の会場よりも高く、当初の見積もりでは予算を大幅にオーバーしてしまいました。
会場を変更するか?開催時期をずらすか?等いろいろな案が出る中で、≪満足度≫の観点から【XEX TOKYO】で開催したいとの考えは揺らぎませんでした。 
そこで、会場チームを中心に会場側との交渉の末、食事単価(立食スタイルに合ったメニューの厳選)や開催時間を調整することでなんとか予算内に収めることができました。 

当日、会場では食事がおいしいという声も多く、夜景も好評だったため、参加者に満足してもらえたのではという手ごたえを感じました。調整や交渉が報われたと安心した瞬間でした。

※余談・・・役員報告は、10分15分くらいでさくっとOKもらって決まると思いきや、大石さん(社長)をはじめ役員の方々から、たくさんの『ご意見』をいただき、1時間以上の白熱した議論を繰り広げました。
その中で「生き金と死に金」や、忘年会は単なる催し物でなく『経営の視点=交流や雰囲気作り』という観点もあるというお話をいただき、いち企業を運営する役員の考え方を肌で感じる事ができました。
特に費用の部分に関して、単に予算内に収めるだけでなく、意味のあるお金の使い方(行き金と死に金)についての検討には大分苦労しました。
おかげで、終了後は抜け殻になっていた事は内緒です。 (忘年会幹事:Hさん)

 ■レクリエーション
【★トドウフケンポーカー】
メディヴァの忘年会では、毎年のコンセプトに合わせて、幹事からレクリエーションを提供する事が恒例となっています。
今回のコンセプトである「作戦会議・交流」ができる企画として、出身県で行うポーカーを考えました。 

<ルール>
1.参加者一人ひとりを出身地域ごとに①~⑦に振り分けます。
 →新入社員は出身に問わず【Joker】とし、ゲームに参加しやすいように配慮しました。
2.忘年会参加者の中で、5人一組を作り、下図の役を揃えます。
3.早く役を揃えたチームから、景品くじを引くことができます。

出身県・地域の話題は会話のきっかけになりますし、出身地の話から共通の話題へ会話を膨らませチームを作り、自然と交流が生まれたことで今後の礎を築けていけたらとの想いがありました。
当日は予定よりも早く役が決まり驚きましたが、参加者同士での交流や景品に対するリアクションを見ることができ大変嬉しかったです。

■最後に 
11人の幹事それぞれが自身の役割をしっかりこなしつつ、みんなで協力し意見を出し合いながら進めた結果、素敵な忘年会を開催することができました。
幹事チームの発足から開催当日まで様々な苦労がありましたが、当日参加者の皆さんが笑顔で楽しそうにお話されているのを見ることができ、ここまで頑張ってきて本当に良かったです。 
これまで、同期であっても交流する機会が少なかったメンバーでしたが、この忘年会を通して沢山話し合いをする中で、 同期との繋がりを持つことができ嬉しく思います。

また今回、忘年会の開催をさせて頂きました【XEX TOKYO】の皆さま、打ち合わせから当日の開催までご協力いただき誠にありがとうございました。

(2024年メディヴァ忘年会幹事一同)