仕事で色々な人と接するなかで、人はそれぞれ独自の仕事術を持っていると感じてきました。私の性質からでしょうか？大きな部分での仕事術よりも、日々のちょっとした細かいところが気になることが多々あります。

そこで今回は、メディヴァの社員に「私の仕事術」と題したアンケートに答えてもらいました。

「あまり壮大なものよりも、儀式やジンクス的なものも含めて気軽に取り入れられそうなものを」という依頼に集まった回答を、性質ごとに4つのカテゴリーに分類して紹介します。分類ごとに感じたことも書かせてもらいました。

〜　心や頭の「スイッチ」を入れる儀式　〜

自分を仕事モードに切り替えるためのちょっとした工夫、儀式やジンクス的な回答が４件ありました。

○ 仕事前の部屋の換気
（理由）新鮮な空気を取り入れる事で、頭をスッキリさせる(ジンクスです)

○ 家から駅まで歩くときに、道路の白線を踏み外さないように歩く選手権を自分の中で勝手にやっている。上手く歩けるとその日は一日いいことがある。
（理由）だいたい上手く歩けるので良い気分で仕事を開始できる

○ 毎朝必ず全身のストレッチをする
（理由）身体と心をほぐして仕事をスタートするため

○ （保健指導の）面談開始時、とびきりの笑顔で自己紹介する。
（理由）仕事モードをONにするため、どんなに体調が悪くても、気分が落ち込んでいる時でも、無理矢理でも笑顔を作る。時には気難しい対象者の方もいて、気が重くなる時もありますが、笑顔で挨拶されて嫌な気分になる方はあまりいないのでは？思います。

【感想】
仕事モードや前向きな気分は、体や環境を動かして自ら「作り出す」もの、という考え方を感じました。待つのではなく、自分の「必勝パターン」を持つことで、安定して1日をスタートできそうです。

〜　「想像力」が生む、一歩先への備えや配慮　〜

相手がどう感じるか、先の結果をより良くするにはどうすれば良いか？などを先読みすることで先に備える仕事術を6人が挙げてくれました。

○ その日に会う人（クライアント）や場面（シビアかそうでないか）によって、ジャケットの色やカラー（襟）の有無を変えています。
（理由）相手からの印象を状況にふさわしいものにすること、自分の気分を上げることが理由です。

○ 人と話すときは常に口角を上げて良い表情を作る。気を抜かずに100％を目指す（特にオンラインのとき）
（理由）これを意識した時としないときでは相手の反応がかなり違う。下手したら話している内容よりこちらのほうが大事ではないか、とすら思う。

○ 社外の方とのやり取りの際に印象をよくするために、瘦せすぎないことを意識しています。
（理由）社会人になって第一印象を覆すハードルの高さを痛感することが多かったので。（学生時代、笑顔を心掛けているはずなのに冷たい印象を持たれることが少なくなかったため、柔らかい雰囲気を持っているひと、冷たく思われる人の共通点を考えていた結果、体型に辿り着きました。）決して痩せられない言い訳ではございません！

○ 日程調整をするとき、月、日、曜日と、24時間制で時間を記載すること。
（理由）曜日でルーティーンがある方は多く、日の前に曜日を見ただけでスケジュールの当たりをつけられる人がいると信じているので。また、万が一の日付間違いも防げます。

○ メールの依頼文において、基本は『よろしくお願いいたします』を使い、『宜しくお願い致します』などは使用しない。補助動詞はひらがなで書くのがルール。またこちら側が実施する動詞の場合以外は『致します』ではなく『いたします』とするように使い分けています。
（理由）せめて日本語くらいは正しく使いたいため（英語は喋れない）。また細かいところもクライアント側は評価するかもしれないため。

○ 年齢、性別、会社での地位に関わらず、誰に対しても必ず同じ態度を取る。基本的にはニュートラルか少し下のポジションを取るように心がけている。
（理由）態度を変えて得るものはほぼ何も無くて、マイナスが大きいと考えるから。あとは、いちいち自分との上下関係を考えなくて良いので楽に生きられると感じています。

【感想】
身だしなみや言葉遣い、態度によって相手への敬意を表すことは、結果的に自分への敬意につながると思います。仕事をスムーズにして、対人ストレスを減らすことにも繋がるものだと思いました。

〜　「忘れる」「間違う」を前提にした仕組み作り　〜

今回のアンケートでは、タスク管理やスケジュールに関連する仕事術が最も多く、7件集まりました。忘れず漏れなく、ミスを発見する、優先順位を付けやすくする、など大事なポイントを押さえたものだと感じました。

○ やらなければならないことを、気づいたとき、思い出したときにすぐ書くが、メモ帳に直接書くのではなく、1項目ごと付箋に書いて、メモ帳に貼り、終わったら外す。
（理由）メモ帳に直接記入すると、優先順位の整理がつかなくなることがある。順番をすぐに変えられる付箋を用いることで、整理しやすくなる。

○ 即レス
（理由）即レスしないとすぐ忘れるから、やらなくなるから

○ タスク管理とスケジュールはデジタルとアナログの融合で仕組みを作っている。
デジタル：googleカレンダー。
アナログ：1日1枚A4の紙を＜午前・午後・会議＆電話・プライベート＞で4等分に折り、時系列に付箋を貼り付ける。
（理由）付箋なので変更にすぐ対処できる。今日やるべきことを可視化させることで、集中力を最大にして取り組むことが出来るため。

○ 使う頻度の高い単語や言い回しは、極力PC辞書登録します。「よ」→よろしくお願いいたします。「せいしゅう」→生活習慣病健診、など。
（理由）少しでも時間短縮したいので、そのための初期投資みたいな感覚です。なので、私のメールには実はあまり気持ちはこもっていません(笑)

○ 受信したメールにすぐ返信できない場合、すぐに返信をクリックして『〇〇様』とだけ書いて保存する。
（理由）未送信メールとして履歴が残るので抜け漏れがない。多くのツールを使う中で、大事なメールを見落とさないため。

○ 「添付資料を参考に●●をお願いします」という依頼があった時に、後回しにせずにひとまずすぐに添付資料をみるようにしてます。
（理由）作業工数の目安を立てられるため。不明点があったら先に質問することでリードタイムを短縮できる。

○ 1日の終わりに送信メールを見返す
（理由）忙しくて適当な返事になってたり、間違っていたりした場合、相手から指摘されたり心情を害する前にリカバリーが効きそうだからです。

【感想】
優秀な人ほど自分の記憶力を信じていないと聞いたことがあります。自分を過信せずツールやルールを存分に使うことによって脳の容量を空けて、本当に考えるべきことに集中できる効果もあるように思います。

〜　行き詰まり、迷い道から抜け出す「セルフマネジメント」　〜

行き詰まったとき、迷い道に入りこんだときなどに自分をどう動かすか？
セルフマネジメント的な分野には4件の回答がありました。

○ googleカレンダーは、過ぎ去った日については、予定から実績に変えています。Geminiに読み込ませて、自分が何に時間を使ったのか可視化すると便利です。
（理由）インパクトの高い業務に注力できていない自分を可視化することで、生産性向上や業務改善に役立てます。

○ ゼロからの文章作成やフローを作る時には「完成度50〜60％」でも相談や確認をするようにしています。
（理由）
①行き詰まったときの自分よりも頼りになる人が世の中にたくさんいる、②ひとりで悩む時間がもったいない、③相談することで自分の視野の狭さに気づけるから。

○ （大事だけど）「面倒だな」と思うことを「明日の自分のためにやってあげよう」と思うと億劫でなくなる。「○○さんのために」と、それによって助かる人を明確に思い浮かべると同じ効果が得られる。
（理由）毎日の仕事のなかで、やりやすい業務を優先してしまい、大事なことを後回しにすることで自分の首を絞めることを何度も思い知っているから、自分の考え方によってちょっとしたやる気を出して後回しにしないように心掛けている。

○ 手や頭が止まりそうになったら「Output anyhow！」 (とりあえずアウトプットしよう）と自分に（優しく）語りかける。
（理由）外資系時代に誰かが壁に貼っていた言葉。その張り紙は「Dear myself」で始まっていた。自分を追い込まず、そっと背中を押すことができるので長く使っている。

【感想】
袋小路や迷い道から自分を救い出すためには、やったことを可視化・客観視したり、未来の自分を助けるなど視点を変えたり、他人の脳を借りるといった、自分をコントロールし、状況を打開する発想が有効なのだと感じました。

おわりに

メディヴァ社員のこだわりの仕事術を紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
どれも特別な才能やあり得ないほどの努力を必要とするものではなく、今日から真似できそうな内容ばかりだと感じました。それでいて、書いている人たちが仕事をする中で色々と考えて見出した工夫を読んでいてなんだか明るい気持ちにもなりました。

読んでいる皆さんにも「あ、それいいかも！」と思えるものが一つでも見つかり、明日からの仕事の参考になれば幸いです。（岩崎克治）

筆者プロフィール
岩崎克治　Katsuji Iwasaki　株式会社メディヴァ取締役
大阪大学大学院　情報工学分野　修士課程修了。
マッキンゼー・アンド・カンパニーのコンサルタントを経て、1997年に（株）インクス入社。ITによる高速金型事業の立上げ、クライアント企業の製品開発プロセス改革等に従事。2002年メディヴァに参画。

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