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募集職種・エントリー

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メディヴァの人事ブログ
私たちの日常、仕事、仲間、価値観などを
理解していただくために綴るブログです。

2017年10月13日(金)

書くこと 読むこと 思うこと

こんにちは、採用チームの大木です。今回のブログは採用業務の雑感を書きたいと思います。

最近ひょんなことから、採用担当に求められるスキル・高められるスキルって何があるだろう?と考えることがあり、ごく簡単にネットで調べてみたところでは、コミュニケーション力、情報感度、プレゼン力、企画力、調整力などがあげられていました。
自己の仕事を振り返るとどれも頷けるものですが、メディヴァ採用チームではそれら以上に身に迫って求められる「文章力・読解力」を追加したいと思いました。

採用の仕事で、気合を入れて「書く」場面といえば、募集広告、人事ブログ、採用メルマガなどの公開情報の文章を作ることと、社外の特定の個人・取引先担当者や社内の関係者に対して、いくつかの事情を孕んだような複雑な状況説明、あるいはおそらく相手の意には沿わないであろう事を相談・検討のお願いをする文章を書く場面などがパッと思い浮かびます。

情報の羅列的に単純に文章を書くというのではなくて、募集の文章であれば採用部署のマネージャーなどが持つ人物イメージ・業務イメージ・伝えたい主旨などの情報を正確に誰にでも伝わる文章として落とし込み、特に伝えたい人の層に強く訴求する文章を書かなければなりません。

また関係者への説明や相談などの文章では、言葉の選び方や説明の順序などを間違うと、思いもよらない誤解を生んで余計に話が拗れてしまったり、相手の心証を損なってしまったりします。もともと採用は事の大小はあるにせよ常にデリケートな事象を扱うことが多いので、社外の相手であれば対話が決裂してしまったり、また社内の相手であれば対応の優先順位が著しく下がって返事がなかなか返ってこないなど、どちらにしても業務の遂行に大きく影響してしまいます。

これまでいろいろな相手にいろいろな物事の説明文章を書いてきましたが、それで完全に習熟しているわけではなく、これからも毎回試行錯誤する事でしょう。ただ、経験の中で得て取り入れているコツのようなものを上げるとすれば、社内の相手の場合は、相手の知りたいであろう物事の順番に沿って書き、相手に考えさせる事は最後に、最小限に(そのための情報は前段で知りたい順番を守って)。ということを意識しています。

例えば、①何をしてほしいか ②状況説明 ③課題 ④対応策の選択肢(複数) ⑤自分の意見と根拠 ⑥依頼。のような流れです。読み手としては⑥に至るまでそれほど考えを巡らせなくても状況理解しやすいので、素早く結論を出してもらえるように思います。
ただし(余談ではありますが)、④や⑤の段階で、主観が強すぎて結論ありきの③だったり理論的でないなど、考えそのものが浅いと、相手に②以降をまた一から考え直させる労力を使わせてしまいます。そうなってくると文章力云々の問題ではないので、業務の上では特定のスキルに拘るだけでなく俯瞰的な自己認識が必要不可欠なのだとは思います。

また、社外の相手に対しては、前述したような説明の順番や論理的に・端的に、という当然のポイントと合わせて、感情表現で相手の立場に寄り添うことを念頭に置いています。応募者の方でも取引先業者であっても、社外ということでどうしてもお互いの間には壁のある関係性上、無機質になりがちな文章上であえて共感や理解などの肯定的な感情も伝えることで、相手方の許容を引き出したり協力を促したりといった実体験から個人的に心がけているポイントです。

「読む」場面は、一つは自分が書いた文章を読み返すとき、それと採用チームではほとんど全ての文章においてメンバー間で相互チェックをするので、他のメンバーが書いた文章を毎回皆で目を通します。これもただ誤植チェックで読むということではなく、自分が書いた文章でも、他者が書いた文章でも、客観的・多角的な視点で読んで評価します。読んだ文章から、書き手が何を伝えたいのかをイメージして、それがどんな立場の誰に対しても容易に伝わるか、その結果としてどういう人に何を思わせる可能性がどれくらいあるか、をできるだけたくさんの人物像をイメージしながら読みます。
その、読みながらイメージを膨らませることがタイトルの最後に書いた「思うこと」というわけです。

「思うこと」は、他者の立場や気持ち、考え方を突き詰めて想像することなので、コミュニケーション力とも同義かもしれません。通常、「コミュニケーション力」というと、話す場面では流ちょうに分かりやすく話すとか、聞く場面では傾聴力、書く場面では表現力、読む場面では読解力、などが思い浮かびます。しかしそれは表面的なことであって、実はこの「思うこと」つまり相手の言いたいことを思い描く力、また自分が表現したことによって相手がどう受け取るかを思い描く力、というのがより根源的で本質的なコミュニケーション力ではないかと私は思っています。

どの文章を書くとき・読むときにも、「何の視点で・誰に向けて」の設定が妥当かどうか、上から目線や偏見と捉えられないか、意図が正しく伝わるか、言葉の選び方が適切か、誤解されないかなどのポイントを、いろんな立場の人物の視点を想像しながらチェックしています。

また他のメンバーが書いた文章をチェックするときには、この「読み手」の想像の他に、「書き手」の想像も加わります。書き手がどんな意図を持ってこの文章を書いたのか、この言葉や単語を選択したのかも考えながら読みます。
「書き手」の視点がないと、文章に対する意見などのフィードバックに、「自分ならこう書く、この言い回しをする」など、自分視点や好みが入ってしまうと思うからです。そしてこのフィードバックも基本的には口頭ではなく、いつもメール文でやりとりをするので、そうした言わば「Yes」以外の意見というのは何も気を付けずに文章にしてしまうと、必要以上に否定的な印象になってしまうことは往々にしてあると思っています。
私が特に難しいと感じるのはこのフィードバックで、自分の文章の好みを押し付けてしまいそうになっていつも内心ヒヤヒヤしています。

難しいと感じる反面、メンバー間の意見の出し合いをいつも面白い・楽しいとも感じています。
意見の出し合いが最も活発になるのは主に人事ブログの原稿チェックの場面なのでそれを例に上げると、ブログのテーマが軽めならそれほど熱い話にはなりませんが、真面目なテーマやデリケートな話であるほど皆の真剣味が増します。

意見の切り口も個々で全く違って個性があり、その意見の書き方も様々です。執筆者を立てながらも具体的な改定案をうまく伝える人、目上の相手に対しても率直に意見を言える人、良いタイミングで気持ちよく文章を褒めてくれる人、また立ち位置も若手?中堅、新卒の視点をよく理解している人、ワーキングマザーの視点、専門職の視点などなど、客観的視点以外にも自分のバックグラウンドからの知見も活かして皆が自由に感想や意見を言っていて、それぞれの持っていない部分を補てんし合えていて、それが確実にブログ精度を上げています。
執筆者が私などのメンバーでも上司の岩崎であっても、その温度感はあまり変わりません。

少なくとも週に1回以上はそのようなやりとりの場面があるので、その度に「書くこと」「読むこと」の鍛錬になり、積極的に意見を出す事で「思うこと(≒コミュニケーション力)」の感覚も磨かれていると感じます。

採用チームの仕事は採用職種毎に担当制で分かれているので、基本的には個別に仕事をしている(常に誰かと一緒にやっている感覚はあまりない)のですが、こと「文章」に関してはいつも厚いチームワークを感じます。
これからも皆で切磋琢磨して、成長できるチームでありたいと思っています。